Transporteurs, êtes-vous autorisés à conserver les rapports de ronde de sécurité de vos véhicules en format numérique ?

La réponse est oui, mais...

Le Règlement sur les normes de sécurité des véhicules routiers (« Règlement ») émet que le propriétaire ET l’exploitant doivent conserver, pour chaque véhicule lourd, un dossier qui contient, notamment, une copie des documents relatifs à la ronde de sécurité et à la vérification spécifique applicable à un autocar (article 202.1).

Ces documents doivent être conservés pour une période d’au moins 6 mois à compter de la date de la complétion du rapport de ronde de sécurité ou de la vérification spécifique à l’autocar (article 202.2).

Ainsi, le Règlement ne définit pas de quel type de copie il s’agit, celle-ci peut être un « original papier » ou une « copie numérisée ».

Cependant, pendant les heures ouvrables, l’exploitant doit, à la demande d’un agent de la paix, mettre immédiatement à sa disposition, aux fins d’inspection, au lieu indiqué par celui-ci les fiches journalières, les documents justificatifs et les documents déterminés par règlement, incluant tous les documents relatifs à la ronde de sécurité et à la vérification spécifique des autocars, tel que le prévoit l’article 519.25 du Code de la sécurité routière (« Code »).

Advenant une panne électrique ou une panne informatique empêchant l’exploitant de fournir immédiatement à l’agent de la paix une copie des documents relatifs à la ronde de sécurité, le Code indique que quiconque contrevient à l’article 519.25 commet une infraction et est passible d’une amende de 700 $ à 2 100 $.

Également, cette infraction peut affecter le dossier du propriétaire et exploitant de véhicule lourd à raison de 3 points.

Finalement, il est à noter que bien qu’une copie numérisée du rapport de ronde de sécurité soit autorisée par la réglementation, nous considérons qu’il n’en est pas de même pour les preuves de réparation des défectuosités qui seraient constatées sur ces rapports de ronde. En effet, le Règlement indique que :

202.1. Le propriétaire doit conserver, pour chaque véhicule lourd, un dossier qui contient les renseignements et les documents suivants :

[…]

7° le document attestant la réparation des défectuosités constatées lors de la ronde de sécurité, de la vérification spécifique à l’autocar ou lors d’un entretien visé à l’article 198.

L’utilisation du terme « document » laisse supposer qu’une copie de ce dernier pourrait ne pas être autorisée ou légalement acceptée par un agent de la paix.

Au surplus, il est important de se rappeler que le délai de conservation des documents attestant de la réparation des défectuosités doivent pour leur part être conservés par le propriétaire pour une période d’au moins 12 mois. Le législateur les distingue donc des documents relatifs à la ronde de sécurité.

Pour toute question additionnelle, merci de communiquer avec la Direction des services juridiques à juridique@federationautobus.com ou par téléphone au 418-476-8181, poste 214.