I- Introduction

Les modalités de fonctionnement de Bienvenue Québec visent comme objectif de créer et de maintenir un cadre où les délégués peuvent conclure un nombre optimal de rendez-vous de manière équitable et efficiente.

• Les règles, leur application et les sanctions permettent de s'assurer que :

  • Sur un marché extrêmement compétitif où il se transige plusieurs millions de dollars, chaque compagnie est traitée équitablement et qu'aucune ne souffre de non-respect des règles.
  • Seuls ceux qui sont inscrits à Bienvenue Québec sont autorisés à être présents sur les lieux physiques de l’événement ou dans les salles virtuelles pour les rendez-vous.
• Les règles régissent l’ensemble des activités qui se déroulent lors de Bienvenue Québec. Il importe que tous les participants lisent, comprennent et s'engagent à respecter les politiques contenues sur cette page.
• La non-observation des règles est une violation du contrat en vertu duquel Bienvenue Québec a accepté d'inscrire et d'accréditer une personne. Il peut y être mis fin sans autre préavis. Dans des cas graves, les sanctions peuvent même s'appliquer aux années ultérieures.
• Les employés de Bienvenue Québec ont pour mandat d'appliquer intégralement les règles apparaissant dans ce présent document.
• Les employés de Bienvenue Québec ont la formation adéquate et détiennent les pouvoirs nécessaires à cet effet et ils sont capables de réagir aux plaintes de façon professionnelle et d'interpréter les règles correctement
• Les employés de Bienvenue Québec ont également pour mandat d’appliquer toute ordonnance ou recommandation de la Santé publique en vigueur. Le tout, à la lumière de la situation sanitaire qui prévaudra lors de l’événement.

II - Fonctionnement de Bienvenue Québec

La Fédération des transporteurs par autobus est responsable de la gestion de Bienvenue Québec et détermine les politiques qui le régissent.

Considérant la pandémie de la COVID-19 et de ses variants, la Fédération des transporteurs par autobus tient à réitérer qu’elle appliquera tout règlement, loi et ordonnance découlant de la Loi sur la Santé publique.

Volet présentiel
Toutes les activités incluses à la programmation se déroulent à l’Hôtel Bonaventure Montréal ainsi que dans les lieux de la Ville de Montréal choisis par l’organisateur. Toutefois, certains rendez-vous peuvent se dérouler en formule virtuelle avec les participants inscrits dans ce volet, par conséquent, le participant en présentiel doit apporter son propre outil technologique (portable, tablette ou cellulaire) à l’événement.

Volet virtuel
Une salle virtuelle est attribuée à l’acheteur pour effectuer ses rendez-vous avec les vendeurs. Les vendeurs inscrits à ce volet auront à se connecter à la salle virtuelle de l’acheteur pour effectuer chacun de ses rendez-vous.  Certaines activités ciblées dans la programmation de l’événement seront diffusées en direct sur le Web (voir programmation).

III - Marque de commerce « Bienvenue Québec »

Bienvenue Québec est une marque officielle, protégée par le droit d'auteur. L'utilisation de la marque de commerce déposée, dont le titulaire est la Fédération des transporteurs par autobus est réservée à la promotion de l'événement par ses organisateurs, et elle ne doit pas être imprimée, utilisée ou exposée sans la permission écrite expresse de la Fédération.

IV - Critères de sélection des participants et restrictions

Acheteurs

Acheteur avec rendez-vous 

a) L’acheteur avec rendez-vous devra au préalable faire l’objet d’une approbation par la Fédération des transporteurs par autobus, et ce, en fonction des recommandations formulées par l'Alliance de l'industrie touristique du Québec, la Commission canadienne du tourisme, les organismes professionnels de tourisme, des représentants de l’industrie et des vendeurs participants à Bienvenue Québec.

b) L’acheteur avec rendez-vous doit développer et vendre des forfaits au Québec, incluant au minimum de l'hébergement, du transport et des activités.

c) L’acheteur avec rendez-vous doit avoir exploité au moins un départ de voyages de groupes ou au moins 50 jours de voyages de groupes, et ce, au Québec, durant la période de 12 mois qui précède la date de demande d’inscription de la compagnie, à moins que l’acheteur en soit à sa première participation à Bienvenue Québec.

d) Dans le cas où l’acheteur avec rendez-vous démarche la destination québécoise pour une première fois, il devra montrer une évolution significative dans les deux ans qui succèdent sa première participation à Bienvenue Québec.

e) L’acheteur avec rendez-vous doit détenir une couverture d'assurance de responsabilité civile publique tout risque, d'assurance responsabilité professionnelle et d'assurance erreurs et omissions auprès d'une compagnie d'assurance de bonne réputation.

f) L’acheteur avec rendez-vous doit se conformer à toutes les lois, à toutes les règles et à tous les règlements applicables, et doit être dûment qualifié et autorisé à faire des affaires dans chaque juridiction qui exige de telles qualifications ou autorisations.

g) L'acheteur doit déléguer un représentant décisionnel parlant anglais. Dans le cas où le représentant participe à l’événement en présentiel, celui-ci doit respecter la couverture vaccinale demandée par le gouvernement du Québec, le cas échéant.

h) L'acheteur doit être en mesure de démontrer qu’il est prêt à conclure des contrats avec des vendeurs durant la Bourse.

i) L'acheteur doit détenir tous les permis d'exploitation appropriés.

VENDEURS

Vendeur avec rendez-vous 

a) Les types de compagnies acceptées en tant que vendeurs sont : activité agrotouristique, activité aventure, nature, plein air, activité d'apprentissage (Learning), aquarium, auberge, casino, centre commercial, centre de santé et spa, centre de villégiature, chaîne, croisière, destination (DMO), festival, golf, hôtel, jardin, micro-brasserie, musée, parc / pourvoirie, parc d'amusement, repas champêtre, résidence de tourisme (condos, chalets, appartements), restaurant, salle de spectacle (offrant un programme régulier), service de guides, site agrotouristique et produits du terroir, site culturel, site industriel, site religieux, site sportif, station de ski, tourisme autochtone, transport (seulement les transporteurs membres de la Fédération des transporteurs par autobus), verger, vignoble, zoo.

b) Les autocaristes, voyagistes et agences réceptives doivent être, à la fois, membres de la Fédération des transporteurs par autobus et être préalablement inscrits à titre d’acheteur à la Bourse.

c) Toute compagnie possédant des véhicules répondant à la définition de minibus énoncée à l’article 4 du Code de la sécurité routière doit être membre transporteur de la Fédération des transporteurs par autobus pour participer à Bienvenue Québec.

d) Toutes les compagnies qui souhaitent s’inscrire à Bienvenue Québec en tant que vendeur avec rendez-vous doivent être membres de la Fédération des transporteurs par autobus du 1er avril 2022 au 31 mars 2023.

e) Exigence de Bienvenue Québec concernant l’adhésion en tant que membre de la Fédération des transporteurs par autobus: Afin que l’inscription à Bienvenue Québec requérant l’adhésion en tant que membre de la Fédération soit valide, l’adresse civique au dossier du membre doit correspondre à l’adresse civique de l’inscription.

f) Le vendeur doit déléguer obligatoirement un représentant décisionnel bilingue (français et anglais) et le produit ou service qu'il représente doit être prêt à la commercialisation internationale. Dans le cas où le représentant participe à l’événement en présentiel, celui-ci doit respecter la couverture vaccinale demandée par le gouvernement du Québec, le cas échéant.

g) La compagnie inscrite à Bienvenue Québec doit avoir une version de son site web obligatoirement en anglais.

h) Le vendeur doit être en mesure de démontrer qu’il est prêt à conclure des contrats avec des acheteurs durant la Bourse en étant capable d'offrir des tarifs contractuels nets en fonction des intermédiaires de vente et de respecter ces tarifs pendant la durée de l'entente. Les produits doivent être disponibles immédiatement ou être disponibles dans des délais permettant de répondre aux besoins d'exploitation des acheteurs présents.

i) Le vendeur doit communiquer et accepter des réservations ou des demandes d’information au téléphone ou par courriel.

j) Le vendeur doit mettre en place des ententes de facturation avec l'exploitant, l'agence ou le voyagiste.

k) Le vendeur doit détenir tous les permis d'exploitation appropriés.

l) Les critères «h et j» ne s’appliquent pas aux offices de commercialisation touristiques ou aux associations sectorielles.

V - Politique de publication des compagnies

Les vendeurs ou acheteurs avec rendez-vous doivent soumettre un « profil d'entreprise », qui dresse la liste des produits et/ou des services qu'ils recherchent ou vendent. Les profils d'entreprises seront publiés pour les demandes de rendez-vous.

Vi - Rendez-vous 

1. Pour chaque compagnie (acheteur ou vendeur) avec rendez-vous, l'inscription donne droit à un seul ensemble de rendez-vous. Dans l'éventualité où la compagnie désire inscrire plus d'un délégué avec rendez-vous, elle devra compléter un autre formulaire d'inscription.
2. Pour chaque compagnie (acheteur ou vendeur) avec rendez-vous, l'inscription permet de faire des demandes de rendez-vous dont chaque délégué est responsable.
3. Bienvenue Québec prévoit 4 sessions de rendez-vous. Le nombre de sessions de rendez-vous varie selon les disponibilités choisies par le délégué. Pour toutes les sessions de rendez-vous, ce sont les acheteurs qui ont la salle virtuelle.
4. Une notification indique le début de chaque rencontre. Il est de la responsabilité de chaque délégué de respecter le temps de rendez-vous.
5. Toutes les demandes de rendez-vous des acheteurs et vendeurs se font via la plateforme Web. Chacun doit accepter ou refuser les demandes qu'il reçoit de part et d'autre.
6. Seuls les vendeurs ayant payé les frais d'inscription auront accès à la plateforme de demandes de rendez-vous et seront affichés auprès des acheteurs.
7. Tous les rendez-vous portés à l'horaire sont obligatoires. Si un délégué devait être empêché, pour une raison ou une autre, d'assister au rendez-vous prévu à l'horaire, il est prié d'aviser le délégué avec lequel il avait rendez-vous via la plateforme Web.